On peut collecter et gérer le temps de présence des employés à l’aide d’un logiciel spécialisé. Qu’il s’agisse de badges ou d’applications, les systèmes modernes de gestion des présences sont souvent intégrés à des logiciels qui reçoivent, traitent et transmettent des données à des fins de conseil.

Pourquoi utiliser un logiciel de pointage ?

Trois raisons justifient l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps et des présences plutôt que d’un tableur général.

Pour garantir la transparence et la confidentialité

La plupart des logiciels de gestion du temps et des présences offrent un accès réservé aux employés, leur permettant de voir leurs heures d’arrivée et de départ, et même leur localisation géographique si elle est configurée. Cela favorise la transparence de leur relation avec l’entreprise sans porter atteinte à leur vie privée. En règle générale, les employés ne peuvent voir que leurs propres heures d’arrivée et de départ, et non celles de leurs collègues. ACE Electronic, situé à l’adressse Parc d’affaires Brignais 2000 Route de Lyon 69530 Brignais, met justement à votre disposition un logiciel de pointage aux nombreuses fonctionnalités. www.ace-electronic.fr/gestion-temps-travail/logiciels/ peut vous aider à avoir plus de détails à ce sujet. Vous pouvez vous attendre à un logiciel simple, mais qui assure une grande performance pour le contrôle des temps de présence ainsi que la traçabilité des pointages.

Des rapports précis et bien organisés

Le logiciel de suivi renvoie des rapports que les responsables peuvent filtrer de différentes manières : par employé, par période, par département, etc. Par ailleurs, il peut également montrer les anomalies de présence par rapport aux heures de travail et aux seuils de tolérance fixés. Les entreprises peuvent ainsi suivre facilement les présences des employés, contrairement aux feuilles de calcul qui peuvent prêter à confusion.

La paie facilitée

Certains logiciels de gestion des temps et des présences sont intégrés à des applications de gestion des salaires. Cela permet d’accélérer le calcul des salaires.

Caractéristiques requises pour les logiciels de pointage

Le marché des logiciels d’enregistrement des temps est vaste. Il va des logiciels destinés aux petites entreprises à ceux destinés aux moyennes et grandes entreprises. Certains sont achetés sous licence, d’autres sont téléchargés sur le web, et d’autres encore sont des logiciels en tant que service. Avant de commencer votre recherche, il conviendra de définir les besoins de votre entreprise.

La technologie

Si vous souhaitez accéder à un logiciel de n’importe où, sans nécessairement être au bureau, ou utiliser un PC de l’entreprise, les logiciels en nuage constituent la meilleure solution. Ces programmes stockent les données « dans le nuage » sur des serveurs dédiés sécurisés qui sont fréquemment sauvegardés. Cela signifie que l’on peut y accéder à tout moment, et à partir de n’importe quel appareil, simplement en se connectant au site web du logiciel, et en saisissant les données d’accès. D’autre part, la sauvegarde sur une plateforme externe et contrôlée vous libère de l’idée de stocker des données et de la crainte de les perdre ou de les endommager.

Facilité d’utilisation

Certains programmes disposent de fonctions avancées qui permettent, par exemple, d’intégrer les présences aux tâches, aux équipes, aux feuilles de temps et à d’autres données. Néanmoins, ils sont complexes et hors de portée de nombreuses entreprises. Pour les besoins de base, l’idéal est d’utiliser un logiciel de gestion du temps et des présences qui soit basique, mais fonctionnel, facile à utiliser et abordable.

Gestion des vacances et des congés

Vous souhaitez gérer les absences des salariés en plus de la gestion des temps de présence ? Certains logiciels intègrent ces deux fonctions. Vous obtenez des feuilles de temps avec toutes les données, que vous pouvez facilement consulter et transmettre à votre conseiller social, ou à votre spécialiste de la paie.